Commission organisation
Soyons force de proposition pour monter notre/votre® Festival l'Être en Arts
Faites valoir un partenariat, faites valoir votre dynamisme.
La Commission d'organisation du ®Festival l'Être en Arts a pour mission de proposer, organiser, budgétiser, mener à bien un festival multiculturel de qualité.
Elle se réunit avec les membres élus et dirigeants de l'association PASSERELLES EXTRA-MUROS, porteuse du Festival l'Être en Arts, ainsi que des délégués des associations partenaires (ayant signé une convention avec PASSERELLES EXTRA-MUROS), des partenaires privilégiés du ®Festival l'Être en Arts, les stagiaires et les bénévoles désignés.
Cette Commission vote, met en place les moyens et veille à l'élaboration et au bon déroulement de chaque étape devant conduire à la réussite d'un événement commun, ®Festival l'Être en Arts :
- Elaboration des cahiers des charges du festival (appel à projet, règlement, dossier de presse, etc.)
- Validation du thème et du parrainage du festival
- Validation de la programmation artistique globale
- Sélection des candidatures suite à Appel à projets
- Sélection des invités, officiels
- Validation du budget
- Définition de la politique tarifaire et de la grille des cachets et défraiements
- Validation de la charte graphique (affiche, plaquette)
- Validation de la stratégie de communication
- Sélection des lauréats aux éventuels concours
- Encadrement des stagiaires et des bénévoles
- Post-festival : élaboration du rapport moral et financier
- Remerciements.
Cette Commission se réunit le plus régulièrement possible depuis jusqu'au bilan de l'événement. Chaque réunion doit faire l'état des lieux de l'avancée de chaque "sous-projet". C'est en ce sens qu'il importe de constituer au sein de la Commission des binômes ou groupes de travail par domaines de compétences :
- Pôle administration / logistique
- Pôle Budget / Appels de fonds
- Pôle programmation (tables rondes, ateliers, expositions et stands, spectacles, etc.)
- Pôle Edition
- Pôle institutionnel
- Pôle Communication / Relation presse-médias
- Pôle animation (vidéo-photo, présentation...)
- Pôle régie / technique / production
- Pôle coordination / Bénévolat